Ogni datore di lavoro è tenuto a rispettare un calendario fitto di adempimenti mensili e annuali. Un errore o un ritardo possono comportare sanzioni amministrative e interessi. In questa guida riepiloghiamo le principali scadenze del 2026 legate alla gestione del personale, organizzate per ricorrenza.
Scadenze mensili ricorrenti
Le scadenze che si ripetono ogni mese sono il “cuore” della gestione paghe. Vanno rispettate tassativamente.
Entro il 16 di ogni mese
Versamento F24 per:
- Contributi INPS del mese precedente
- Ritenute fiscali (IRPEF) trattenute in busta paga
- Ritenute addizionali regionali e comunali
- Premi INAIL (quando dovuti, secondo il piano di versamento)
Se il 16 cade di sabato, domenica o festivo, il termine slitta al primo giorno lavorativo successivo.
Entro il giorno 25 del mese
- Pagamento retribuzioni (data tecnica: spesso il 27 o il 30, in base al contratto di lavoro)
Entro fine mese
- Trasmissione UniEmens all’INPS: denuncia mensile con i dati retributivi e contributivi di tutti i lavoratori dipendenti del mese precedente
- Trasmissione UniLav entro il giorno antecedente all’assunzione di un nuovo dipendente (mai dopo!)
- Comunicazione cessazioni entro 5 giorni dalla fine del rapporto
Scadenze annuali — calendario 2026
Le scadenze annuali sono concentrate in alcuni mesi specifici. Ecco le più importanti, in ordine cronologico.
Gennaio 2026
- 31 gennaio: termine di versamento dell’addizionale comunale a saldo (per i datori di lavoro che hanno aliquote da regolare)
Febbraio 2026
- 16 febbraio: autoliquidazione INAIL — versamento del premio assicurativo a saldo dell’anno precedente e in acconto per l’anno in corso
- 28 febbraio: invio Certificazione Unica all’INPS (per la generalità dei contribuenti)
Marzo 2026
- 16 marzo: consegna della Certificazione Unica (CU) ai dipendenti e ai collaboratori
- 16 marzo: trasmissione telematica della CU all’Agenzia delle Entrate
Aprile 2026
- 30 aprile: regolazione INAIL — chiusura del ciclo autoliquidazione
Maggio 2026
- 31 maggio: comunicazione della dichiarazione sostituti d’imposta (770) preavviso (in alcuni casi)
Giugno 2026
- 30 giugno: termine ordinario per la liquidazione del TFR ai dipendenti cessati nell’esercizio precedente (salvo richieste anticipate)
Settembre 2026
- 30 settembre: termine per il prospetto disabili (L. 68/99) per le aziende con più di 14 dipendenti
- 30 settembre: comunicazione dei dati sul lavoro notturno e usurante (per le aziende interessate)
Ottobre 2026
- 31 ottobre: trasmissione telematica del Modello 770 all’Agenzia delle Entrate
Dicembre 2026
- 15 dicembre: ultimo termine utile per il versamento del TFR a fondi pensione complementari
- 27 dicembre: pagamento della tredicesima mensilità (data tecnica più diffusa)
- 31 dicembre: cedolino della tredicesima e versamento contributi relativi
- 31 dicembre: invio questionari ISTAT annuali (per le aziende campione)
Adempimenti occasionali (non a scadenza fissa)
Oltre alle scadenze ricorrenti, ci sono adempimenti occasionali legati a eventi specifici:
| Evento | Adempimento | Termine |
|---|---|---|
| Nuova assunzione | UniLav telematico | giorno prima dell’assunzione |
| Cessazione del rapporto | UniLav telematico + TFR + saldo competenze | 5 giorni |
| Trasformazione di contratto | UniLav telematico | 5 giorni |
| Infortunio sul lavoro | Denuncia INAIL | 2 giorni (se prognosi > 3 giorni) |
| Malattia professionale | Denuncia INAIL | 5 giorni |
| Avvio Cassa Integrazione | Istanza all’INPS | secondo causale (variabile) |
| Apertura nuova posizione | Iscrizione INPS / INAIL | prima dell’inizio attività |
I rischi del mancato rispetto
Le sanzioni per il mancato rispetto degli adempimenti possono essere significative:
- F24 omesso o in ritardo: sanzione del 30% sulle somme dovute, con possibilità di ravvedimento operoso (riduzione fino al 1/10)
- UniEmens omessa: sanzioni amministrative da 250 a 2.500 € per ogni denuncia non trasmessa
- UniLav tardiva: sanzione da 250 a 1.500 € per ogni lavoratore non comunicato
- CU non consegnata: sanzione di 100 € per ogni certificazione, con un massimo di 50.000 €
- 770 omesso o tardivo: sanzione fino al 30% delle ritenute non dichiarate
Come gestire le scadenze senza errori
Per evitare ritardi e sanzioni, le buone pratiche sono:
- Avere un calendario condiviso tra azienda e consulente/studio paghe, aggiornato a inizio anno
- Promemoria automatici almeno 5 giorni prima di ogni scadenza fiscale
- Backup interno con almeno una persona dell’azienda informata sulle scadenze (non delegare tutto a una sola persona)
- Verifica trimestrale dello storico degli F24 e delle denunce trasmesse
- Affidarsi a uno studio strutturato con referente dedicato e calendario condiviso
Nel nostro studio, all’inizio di ogni anno consegniamo a ogni cliente il calendario personalizzato delle scadenze con i versamenti previsti, le date di consegna dei cedolini e le scadenze annuali. È uno strumento semplice che evita sorprese.
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